Mengamankan Arsip saat Pindahan Kantor

Saat Anda memutuskan untuk melakukan relokasi kantor, maka proses pindahan ini pasti akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, ada banyak sekali hal yang harus diperhatikan juga agar kepindahan ini jangan sampai menggangguoperasional kantor apalagi sampai membawa kerugian akibat downtime yang terlalu lama, ataupun karena hal lainnya. Itulah mengapa, banyak perusahaan yang kemudian mempercayakan jasa pindahan untuk mengurus segala sesuatunya agar tidak perlu repot lagi.

Menggunakan perusahaan jasa untuk pindahan kantor sangat menguntungkan karena semuanya pasti dilakukan secara profesional. Dari mulai urusan di lokasi kantor lama, seperti packing maupun di lokasi kantor baru untuk membereskan segala sesuatunya. Namun, ada satu hal penting yang tetap harus Anda perhatikan saat pindahan meskipun menggunakan jasa profesional, yaitu terkait pemindahan arsip perusahaan.

Memang, memindahkan arsip perusahaan terkesan sangat sederhana karena tinggal packing dan kemudian membawanya. Namun jangan lupa, ada beberapa arsip yang bersifat aktif atau digunakan untuk mendukung operasional keseharian perusahaan. Sementara proses pindahan ini terkadang dilakukan secara bertahap. Untuk membantu Anda, berikut ini adalah tips untuk mengamankan arsip saat melakukan pindahan kantor, yaitu:

• Pisahkan arsip sesuai kategorinya, yaitu:

1. Arsip aktif, arsip yang digunakan dalam keseharian
2. Arsip inaktif, arsip yang masih bermanfaat tetapi tidak digunakan dalam keseharian
3. Arsip vital, arsip yang memiliki pengaruh besar dalam keberlangsungan perusahaan

• Bungkus arsip dengan menggunakan plastik untuk setiap ordner untuk mencegah adanya arsip yang tercecer saat proses pindahan.
• Masukkan ordner yang berisi arsip dengan kategori sama ke dalam satu dus
• Jika pindahan dilakukan secara bertahap, maka pindahkan arsip inaktif terlebih dahulu ke lokasi kantor baru. Sebab, arsip ini tidak terlalu dibutuhkan dalam operasional keseharian perusahaan sehingga aman untuk dipindahkan terlebih dahulu.
• Pindahkan arsip vital ke lokasi perusahaan baru jika sudah ada ruangan khusus yang dilengkapi dengan hak akses. Sebab, arsip ini bersifat vital sehingga harus diperlakukan secara istimewa sehingga aman dari hal yang dapat merugikan perusahaan.
• Jika arsip aktif berjumlah sangat banyak, maka Anda bisa meminta karyawan untuk memilih arsip yang benar-benar dibutuhkan hingga saat pindahan tiba. Jadi, sisa arsip yang tidak dipilih bisa Anda cicil untuk dikemas.
• Namun, mintalah karyawan untuk mengambil 1 ordner saat memilih arsip yang digunakan. Sebab, melepaskan arsip dari satu ordner dapat berpotensi menyebabkan arsip tercecer dan kemudian hilang.

Semoga dengan tips di atas, perusahaan Anda dapat pindah ke lokasi baru dengan tenang dan aman ya!