Mau Simpan Dokumen Bisnis Sendiri? Perhatikan Hal-Hal Ini!

Data, baik yang berbentuk cetak maupun digital, adalah harta penting setiap usaha bisnis. Tak mengherankan bila banyak pelaku usaha yang memanfaatkan jasa penyimpanan dokumen untuk menghimpun segala berkas-berkas perusahaan. Akan tetapi, tidak ada salahnya juga bila Anda mau simpan dokumen sendiri. Yang penting, Anda perlu memerhatikan beberapa hal berikut:

• Simpan atau cadangkan secara digital. Anda ingin menyimpan dokumen cetak bisnis Anda sendiri? Tidak masalah. Hanya saja, jangan luput untuk mencadangkannya secara digital baik itu dalam komputer atau laptop Anda ataupun pada penyimpanan awan (cloud storage). Langkah ini penting untuk menghindarkan Anda dari kehilangan data apabila dokumen cetak Anda rusak atau hilang karena suatu hal.
• Susun per kategori. Hal kedua yang penting Anda lakukan ialah menyimpan berkas-berkas bisnis Anda per kategori dalam satu folder. Walaupun sepele, langkah ini nantinya akan membebaskan Anda dari kesulitan mencari data ketika data bisnis Anda sudah terlampau banyak. Selain itu, menyusun dokumen per kategori juga akan membantu persingkat waktu Anda saat akan mencari berkasnya nanti.
• Jika Anda mau simpan dokumen bisnis sendiri, Anda juga perlu membuat peraturan sendiri demi kemudahan pemberkasan. Salah satu aturan itu adalah konsisten dalam penamaan dokumen-dokumen secara digital. Selain akan terlihat rapi, konsistensi ini juga akan memudahkan Anda ketika akan menyimpan dan mencari kembali dokumen itu.
• Tidak menunda-nunda. Dalam hal apa pun, menunda pekerjaan bukanlah hal bijak. Tentunya, ini pun berlaku untuk penyimpanan dokumen bisnis. Idealnya, Anda tidak menunda-nunda proses pemberkasan dokumen bisnis lebih dari tujuh hari agar dokumen tidak menumpuk dan membuat proses pendataan jadi semakin rumit.
• Hanya mengandalkan dokumen cetak. Tak hanya menunda-nunda, hal keliru lain yang mesti Anda hindari jika mau simpan dokumen sendiri adalah hanya mengandalkan dokumen cetak. Seperti yang sudah diuraikan pada poin pertama, hal ini bisa merugikan Anda di kemudian hari apabila dokumen cetak rusak atau hilang. Untuk itu, janganlah hanya mengarsipkan dokumen bisnis secara cetak, akan tetapi, simpan juga secara sigital.

Demikianlah ulasan tentang hal-hal yang mesti Anda perhatikan apabila mau simpan dokumen bisnis sendiri. Semoga tips dan trik dalam artikel ini bisa membantu Anda, ya!