Arsip Tidak Dikelola dengan Baik, Ini Bahayanya

Tidak ada perusahaan yang bebas dari yang namanya arsip. Bahkan meskipun perusahaan sudah bertransformasi ke era digital sekalipun, pasti tetap saja memiliki arsip. Bahkan, semakin besar skala perusahaannya, maka sudah pasti arsip yang dimiliki akan semakin banyak sehingga penataan arsip dan pengelolaan yang tepat sangatlah penting. Sebab, mengabaikan pengelolaan arsip dapat berdampak buruk bagi perusahaan, di antaranya:

• Hilang

Melihat jumlah kertas yang sangat banyak tentu akan membuat Anda pusing. Terlebih jika kertas-kertas ini tidak dikelola secara tepat. Akibatnya, Anda tidak akan menyadari seandainya ada arsip yang hilang, baik satu set maupun hanya beberapa lampiran. Hilangnya arsip ini bisa terjadi akibat beberapa hal, seperti salah masuk ke tempat yang lain, tanpa sengaja terbuang, dan sebagainya.

• Rusak

Selain karena hilang, arsip juga bisa mengalami kerusakan. Apalagi untuk perusahaan yang tidak melakukan pengelolaan arsip secara tepat, biasanya tidak memiliki tempat khusus untuk menyimpan arsip. Padahal arsip yang disimpan sembarangan bisa berisiko rusak terkena cairan, kotoran, atau akibat berjamur.

• Pencurian data

Mirip seperti pada poin pertama, arsip yang tidak disimpan dengan rapi sangat berisiko dicuri tanpa disadari oleh perusahaan. Bahkan ketika Anda membutuhkannya dan tidak menemukannya sekalipun, adanya pencurian arsip juga sulit dibuktikan.

Adanya masalah pada arsip, baik salah satu maupun ketiga hal di atas tentu sangat berbahaya bagi perusahaan, karena berpotensi menyebabkan beberapa hal ini:

1. Hilangnya kepercayaan.

Baik kepercayaan klien atau partner bisnis maupun karyawan akan hilang pada perusahaan. Sebab, dalam arsip pasti terdapat data dan berbagai informasi kerjasama antara klien dengan perusahaan. Sementara karyawan, pasti akan memberikan data pribadinya pada perusahaan seperti NIK, rekening, dan sebagainya. Semua arsip yang bersifat confidential tersebut tentu sangat berbahaya jika sampai jatuh ke tangan pihak lain.

2. Mengurangi produktivitas.

Arsip yang terkelola dengan baik akan memudahkan karyawan untuk melakukan pencarian saat membutuhkannya. Namun jika tidak, maka karyawan akan membutuhkan waktu panjang untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya. Akibatnya tentu produktivitas karyawan akan menurun karena lamanya waktu yang terbuang untuk mencari arsip. Ketika sudah ketemu juga karyawan sudah lelah sehingga berpotensi menurunkan konsentrasi kerja.

3. Kegagalan menjalankan perjanjian kerja.

Arsip yang memuat kerjasama antara perusahaaan dengan klien akan berisi informasi kesepakatan KPI serta lainnya sehingga menjadi dasar bagi kedua belah pihak. Ketika arsip ini rusak, maka Anda tidak akan tahu apa saja hak dan kewajiban Anda dalam kerja sama tersebut. Memang, klien Anda pasti memiliki salinan kerja sama tersebut. Namun akan sangat tidak profesional jika sampai Anda meminta untuk dikirimkan ulang hanya karena alasan arsip tersebut hilang.

4. Berkurangnya keuntungan.

Ketiga dampak di atas sudah jelas akan berakhir pada menurunnya pendapatan serta keuntungan perusahaan. Sebab, hilangnya kepercayaan klien akan membuat Anda kesulitan mencari konsumen baru. Sementara menurunnya produktivitas karyawan akan berdampak pada mundurnya target sehingga berpotensi menyebabkan klien merasa tidak puas. Apalagi jika yang dikerjakan tidak sesuai perjanjian karena arsip hilang.

Sayangnya, mengelola arsip bukan hal yang mudah terutama jika jumlahnya sudah sangat banyak. Sebagai solusinya Anda bisa menggunakan jasa pengelola arsip sebagai tempat untuk menyimpan arsip agar tidak berantakan dan pastinya akan membantu Anda mengurus keseluruhan arsip perusahaan secara profesional.